I.
SEJARAH
Bukti terhadap
diimplementasikannya ilmu manajemen proyek sudah ada sejak ribuan tahun yang
lalu. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya piramid raksasa di kota Mesir. Piramida yang secara umum merupakan
sebuah bangunan yang berfungsi sebagai makam raja-raja dan juga sebagai sarana
tempat peribadahan, merupakan bukti yang paling menakjubkan dari penerapan ilmu
manajemen proyek pada masa lalu. Pembangunan piramid yang tidak dilakukan
sembarangan membuktikan bahwa desain dari setiap sudut bangunan diperhitungkan
dengan sangat teliti. Hampir setiap piramid dibangun dengan memperhitungkan
jarak piramid dengan matahari, karena matahari merupakan elemen terpenting bagi
kehidupan masyarakat kuno. Pembangunan piramid ini tidak mungkin dapat
terlaksana jika tidak ada orang yang melakukan perencanaan, pengorganisasian
dan menggerakkan para pekerja serta melakukan pengontrolan dalam
pembangunannya. Manajemen Proyek dikembangkan dari beberapa bidang aplikasi
termasuk didalamnya konstruksi sipil, teknik rekayasa, dan juga aktivitas di
bidang HANKAM (pertahanan-keamanan). Manajemen Proyek telah diterapkan dari
awal perabadan manusia. Di antaranya misalnya Vitruvius (1 abad SM),
Christopher Wren (1632-1723), Thomas Telford (1757-1834) dan Isambard Kingdom
Brunel (1806-1859).
Kemudian baru pada tahun 1900 an
Manajemen Proyek dengan proses sistematiknya diterapkan pada proyek rekayasa
yang kompleks. Dua tokoh yang fenomenal dari manajemen proyek adalah Henry Gantt yang terkenal dengan
penggunaan tentang Gantt chart sebagai alat manajemen proyek dan kemudian Henri
Fayol untuk ciptaan-Nya dari 5 fungsi manajemen yang membentuk dasar dari tubuh
pengetahuan yang terkait dengan proyek dan manajemen program. Tahun 1950 menandai
awal era Manajemen Proyek modern datang bersama-sama dengan bidang Rekayasa
Teknis (Enjinering) sebagai satu kesatuan. Manajemen proyek menjadi dikenal
sebagai suatu disiplin ilmu yang berbeda yang timbul dari disiplin ilmu
manajemen dengan model rekayasa Di Amerika Serikat. Pada tahun 1956,
American Association of Cost Engineers (AACE), yang sekarang disebut AACE
Internasional; Asosiasi Internasional untuk ahli Teknik Biaya yang pada awalnya
dibentuk oleh praktisi manajemen proyek dan spesialisasi terkait dengan
perencanaan dan penjadwalan, perkiraan biaya , dan pengenadalian jadwal proyek. AACE terus bekerja
sebagai perintis dan pada tahun 2006 pertama kali merilis proses yang
terintegrasi untuk manajemen portofolio, program dan proyek (Total Cost
Management Framework). AACE meneawarkan beberapa sertifikasi seperti CCE, PSP
dan lain sebagainya. Pada
tahun 1967, International Project Management Association (IPMA) didirikan di
Eropa, sebagai sebuah federasi dari beberapa asosiasi manajemen proyek
nasional. IPMA memelihara struktur federal hari ini dan sekarang termasuk
asosiasi anggota pada setiap benua kecuali Antartika. IPMA menawarkan
Sertifikasi Tingkat Empat program yang berdasarkan Baseline IPMA Kompetensi
(ICB). ICB ini mencakup kompetensi teknis, kompetensi kontekstual, dan
kompetensi perilaku.
Di Indonesia sendiri Manajemen
Proyek berkembang pada era tahun 1970-1990 an diawali dengan semakin banyaknya
berkembang proyek-proyek infrastruktur yang banyak memerlukan profesional di
bidang Manajemen Proyek. Salah satunya yang berdiri pertama kali adalah Project
Management Institut Chapter Jakarta (yan sekarang disebut PMI - Indonesia). PMI
Indonesia didirikan pada tahun 1996 dan merupakan organisasi yang didedikasikan
untuk meningkatkan, konsolidasi dan penyaluran manajemen proyek Indonesia dan
bekerja untuk pengembangan pengetahuan dan keahlian untuk kepentingan semua stakeholder. Organisasi ini
adalah salah satu cabang dari Project Management Institute (PMI), sebuah
organisasi, nirlaba profesional di seluruh dunia terkemuka. Dan pada tanggal 16
Juli 1999 didirikanlah Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia (IAMPI) yang
merupakan asosiasi dari para Ahli Manajemen Proyek Indonesia dan didirikan di
Jakarta, sebagai salah satu asosiasi profesi anggota LPKJ. Lembaga IAMPI ini
juga menawarakan sertifikasi yang betaraf nasional di Indonesia. Dan terakhir adalah
lembaga ITAPPI (Ikatan Tenaga Ahli Pengendali Proyek Indonesia) yang didirikan
pada tahun 2008 dan merupakan organisasi profesional dengan bidang pengendali
proyek (Project Control).
II.
PENGERTIAN
Manajemen adalah
proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha
para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Beberapa
orang mengatakan Manajemen
disebut sebagai “seni untuk
merealisasikan pekerjaan melalui orang lain”. Definisi ini mengandung arti
bahwa para manajemen mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain
untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan, atau dengan kata lain
tidak melakukan pekerjaan -
pekerjaan itu sendiri. Sedangkan proyek merupakan suatu tugas yang perlu di teliti
dan dipikirkan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara lengkap serta
harus diselesaikan dalam suatu periode atau waktu tertentu dengan menggunakan
tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga
dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan. Jadi
Manajemen Proyek merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan suatu tugas untuk mencapai sasaran serta harus
diselesaikan dalam suatu periode atau waktu tertentu dengan menggunakan tenaga
manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks.
III.
PROSES
MANAJEMEN PROYEK
Pendekatan
mengenai tahapan proyek secara umum adalah mengidentifikasi urutan langkah yang
harus diselesaikan. Dalam "pendekatan tradisional" ini, lima komponen
perkembangan proyek dapat dibedakan dan ditambah lagi tahapan penyelesaian
proyek, yang dapat juga dapat disebut "Siklus Kehidupan Proyek" (Project
Life Cycle). Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang
digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol,
dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek
tercapai. Terdapat lima tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup
proyek yaitu :
1.
Tahap
Inisiasi
Tahap inisiasi proyek
merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk
dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan
diidentifiasi.
2. Tahap Perencanaan dan Desain
Pada tahap ini,
dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim
proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan
pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan,
financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement
plan, contract supplier dan perform phare review.
3.
Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek dan/atau
Konstruksi)
Pada tahap ini, deliverables atau
tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam
dokumentasi project plan akan dieksekusi.
4. Tahap Pemantaun dan sistem Pengendalian
Sementara kegiatan
pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna
memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
5.
Tahap
Penutupan
Tahap ini merupakan
akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables
project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan
supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua
stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan.
IV.
ASPEK-ASPEK
MANAJEMEN PROYEK
Aspek-aspek yang mempengaruhi manajemen proyek antara
lain :
1.
Aspek
keseimbangan. aspek ini mempengaruhi kegiatan manajemen proyek dan waktu.
2.
Aspek-aspek
yang bertolak belakang untuk memenuhi kebutuhan dengan pelaku yang terlibat
dalam suatu kegiatan manajemen tersebut.
3.
Aspek-aspek yang
menentukan sesuatu yang diharapkan dari berlangsungnya sebuah proyek, baik yang
nyata (tangible) maupun yang tidak nyata (intangible).
V.
KARAKTERISTIK
MANAJEMEN PROYEK
Karakteristik
dari Manajemen proyek anatara lain :
1.
Manajemen
proyek bersifat sementara dan dipengaruhi oleh waktu. maksudnya adalah
setiap kegiatan manajemen proyek dapat diketahui waktu mulai dan akhirnya.
2.
Manajemen
proyek dibatasi oleh biaya. maksudnya tanpa adanya biaya kegiatan manajemen
proyek tidak akan berjalan.
3.
Manajemen
proyek dibatasi oleh kualitas.
4.
Manajemen
proyek biasanya tidak berulang-ulang atau hanya terjadi satu kali.
5.
Disusun secara sistematik dan benar-benar terpikirkan
sedemikian rupa sehingga mengurangi resiko yang ada menjadikan suatu proyek
tersebut bagus dan menuju ke sempurna.
6.
Dalam manajemen proyek terdapat suatu aturan yang
mengatur yang mengorganisir sehingga menjadi teratur dan tidak berantakan. Sehingga
tujuan dari proyek tersebut dapat tercapai secara maksimal.
VI.
KONTRAK-KONTRAK
PADA PROYEK
Kontrak kerja adalah suatu
persetujuan yang dibuat oleh satu pihak untuk mengerjakan sesuatu bagi
kepentingan pihak yang lain menurut persyaratan yang telah ditentukan dan
disepakati bersama.
1.
Kontrak
lump sum.
Jenis kontrak ini bersifat tetap dan pasti. Pemenang
tender harus menyelesaikan kontrak pengadaan barang dan jasa sampai pekerjaan
tersebut selesai sesuai dengan jangka waktu penyelesaian yang sudah ditentukan.
Apabila ada risiko dalam penyelesaian pekerjaan tersebut menjadi
tanggungjawab pemenang tender.
2.
Kontrak
harga satuan.
Jenis kontrak ini bersifat tetap dan pasti,
berdasarkan harga satuan pekerjaan dengan spesifikasi tertentu. Sehingga
pembayarannya dilakukan atas dasar pengukuran bersama atas volume pekerjaan.
3.
Kontrak
gabungan lumpsun dan harga satuan.
Jenis kontrak ini, merupakan gabungan antara lumpsum
dengan harga satuan.
4.
Kontrak
terima jadi.
Jenis kontrak ini, seluruh pekerjaan diselesaikan
dengan waktu tertentu sampai kontruksi dan peralatan penunjang lainnya dapat
berfungsi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.
5.
Kontrak
persentase.
Jenis kontrak ini, pelaksana kontrak atau pekerjaan
pemborongan tersebut akan menerima imbalan jasa berdasarkan persentase nilai
pekerjaan konstruksi.
6.
Kontrak
tahun tunggal.
Jenis kontrak ini, pelaksanaan pekerjaannya mengikat
dana anggaran untuk satu tahun masa anggaran negara.
7.
Kontrak
tahun jamak.
Jenis kontrak ini, pelaksanaan pekerjaan mengikat
dana anggaran untuk satu tahun lebih masa anggaran negara dengan persetujuan
pejabat pemerintah.
8.
Kontrak
pengadaan tunggal.
Jenis kontrak ini, dilaksanakan oleh satu kontraktor
untuk menyelesaikan proyek dalam waktu tertentu.
9.
Kontrak
pengadaan bersama.
Jenis kontrak ini,
dilaksanakan oleh beberapa kontraktor untuk menyelesaikan proyek dan
waktu tertentu secara bersama berdasarkan kesepakatan.
VII.
PENJADWALAN
PROYEK (TIME SCHEDULE)
Time
schedule atau penjadwalan proyek adalah rencana
alokasi waktu untuk menyelesaikan masing-masing item pekerjaan proyek yang
secara keseluruhan adalah rentang waktu yang ditetapkan untuk melaksanakan
sebuah proyek.
Penjadwalan dibutuhkan untuk
membantu:
1.
Menunjukkan
hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
2.
Mengidentifikasikan
hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
3.
Menunjukkan
perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
4.
Membantu
penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal
kritis pada proyek
Faktor-faktor yang harus
dipertimbangkan dalam membuat jadwal pelaksanaan proyek :
1.
kebutuhan
dan fungsi proyek tersebut. Dengan selesainya proyek itu proyek diharapkan
dapat dimanfaatkan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.
2.
keterkaitannya
dengan proyek berikutnya ataupun kelanjutan dari proyek selanjutnya.
3.
kondisi
alam dan lokasi proyek.
4.
keterjangkauan
lokasi proyek ditinjau dari fasilitas perhubungannya.
5.
ketersediaan
dan keterkaitan sumber daya material, peralatan, dan material pelengkap lainnya
yang menunjang terwujudnya proyek tersebut.
6.
kapasitas
atau daya tampung area kerja proyek terhadap sumber daya yang dipergunakan
selama operasional pelaksanaan berlangsung.
7.
produktivitas
sumber daya, peralatan proyek dan tenaga kerja proyek, selama operasional
berlangsung dengan referensi dan perhitungan yang memenuhi aturan teknis.
8.
cuaca,
musim dan gejala alam lainnya.
VIII.
MANAJEMEN
PROYEK KONSTRUKSI
Proyek
konstruksi adalah suatu rangkaian kegiatan yang sifatnya hanya dilakukan satu
kali. Pada umumnya proyek konstruksi memiliki jangka waktu yang pendek. Didalam
rangkaian kegiatan proyek kontstruksi tersebut, biasanya terdapat suatu proses
yang berfungsi untuk mengolah sumber daya proyek sehingga dapat menjadi suatu
hasil kegiatan yang menghasilkan sebuah bangunan.
Manajemen
Konstruksi pada umumnya akan meliputi mutu fisik konstruksi, biaya dan waktu.
Adapun fungsi dari manajemen konstruksi yaitu :
1.
Sebagai Quality Control sehingga dapat menjaga kesesuaian antara
perencanaan dan pelaksanaan
2.
Mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi di lapangan yang tidak pasti
serta mengatasi kendala terjadinya keterbatasan waktu pelaksanaan
3. Memantau prestasi dan kemajuan
proyek yang telah dicapai. Hal itu dilakukan dengan opname (laporan) harian,
mingguan dan bulanan
4.
Hasil evaluasi dapat dijadikan tindakan dalam pengambilan keputusan
terhadap masalah-masalah yang terjadi di lapangan
5. Fungsi manajerial dari manajemen merupakan sebuah sistem informasi yang
baik yang dapat digunakan untuk menganalisis performa dilapangan
IX.
MANAJEMEN
WAKTU PROYEK
Manajemen
waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang
manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer proyek untuk memantau
dan mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan sebuah proyek.
Dengan menerapkan manajemen waktu proyek, seorang manajer proyek dapat
mengontrol jumlah waktu yang dibutuhkan oleh tim proyek untuk membangun
deliverables proyek sehingga memperbesar kemungkinan sebuah proyek dapat
diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
X.
MANAJEMEN
RUANG LINGKUP PROYEK
Salah
satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek handal adalah
kemampuan dalam melakukan manajemen ruang lingkup proyek. Dalam hal ini,
seorang manajer proyek harus mampu memastikan bahwa seluruh aktivitas yang
dilakukan dalam proyek adalah aktivitas yang berhubungan dengan proyek dan
aktivitas tersebut telah memenuhi kebutuhan proyek. Dengan kata lain, manajemen
ruang lingkup proyek memiliki fungsi untuk mendefinisikan serta mengendalikan
aktivitas-aktivitas apa yang bisa dilakukan dan aktivitas-aktivitas apa saja
yang tidak boleh dilakukan dalam menyelesaikan suatu proyek. Terdapat beberapa
proses yang perlu dilakukan seorang manajer proyek dalam melakukan manajemen
ruang lingkup proyek, yaitu : 1.Perencanaan ruang lingkup proyek. 2. Mendefinisikan
ruang lingkup proyek. Pada tahap ini, ruang lingkup proyek akan didefinisikan
secara terperinci sebagai landasan untuk pengambilan keputusan proyek dimasa
depan. 3. Membuat Work Breakdown Structure. WBS merupakan pembagian
deliverables proyek berdasarkan kelompok kerja. 4. Melakukan verifikasi ruang
lingkup proyek. 5. Melakukan kontrol terhadap ruang lingkup proyek. Dalam
pelaksanaan proyek, tidak jarang ruang lingkup proyek mengalami perubahan.
Untuk itu, perlu dilakukannya kontrol terhadap perubahan ruang lingkup proyek.
Perubahan yang tidak terkendali, akan mengakibatkan meluasnya ruang lingkup
proyek.
XI.
KOMPETENSI
YANG HARUS DIMILIKI SEORANG MANAJER PROYEK
Seorang
manager proyek merupakan seorang professional dalam bidang manajemen proyek.
Manajer proyek memiliki tanggung jawab untuk melakukan perencanaan, pelaksanaan
dan penutupan sebuah proyek yang biasanya berkaitan dengan bidang industri
kontruksi, arsitektur, telekomunikasi dan informasi teknologi. Untuk
menghasilkan kinerja yang baik, sebuah proyek harus dimanage dengan baik oleh
manajer proyek yang berkualitas baik serta memiliki kompetensi yang
disyaratkan.Seorang manajer proyek yang baik harus memiliki kompetensi yang
mencakup unsur ilmu pengetahuan (knowledge), kemampuan (skill) dan sikap
(attitude). Ketiga unsur ini merupakan salah satu faktor penting dalam
menentukan keberhasilan proyek. Sebuah proyek akan dinyatakan berhasil apabila
proyek dapat diselesaikan sesuai dengan waktu, ruang lingkup dan biaya yang
telah direncanakan. Manajer proyek merupakan individu yang paling menentukan
keberhasilan / kegalan proyek. Karena dalam hal ini manajer proyek adalah orang
yang memegang peranan penting dalam mengintegrasikan, mengkoordinasikan semua
sumber daya yang dimiliki dan bertanggung jawab sepenuhnya atas kenberhasilan
dalam pencapaian sasaran proyek.
XII.
TIPE
ORGANISASI DIDALAM PROYEK
Proyek merupakan suatu kegiatan
usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap
waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas
produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam
mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk
mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas
yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai.
Secara
umum, terdapat 4 jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam
menyelesaikan suatu proyek. Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud
antara lain :
1. Organisasi Proyek Fungsional
Dalam
organisasi proyek fungsional, susunan organisasi proyek dibentuk dari
fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Organisasi ini biasanya
digunakan ketika suatu bagian fungsional memiliki kepentingan yang lebih
dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top manajer yang berada dalam fungsi
tersebut akan diberikan wewenang untuk mengkoordinir proyek.
2. Organisasi Proyek Tim Khusus
Dalam
organisasi proyek tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat
independen. Tim ini bisa direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan
bekerja sebagai suatu unit yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer
proyek full time akan ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga
ahli yang terdapat dalam tim.
3. Organisasi Proyek Matriks
Organisasi proyek matriks merupakan suatu organisasi
proyek yang melekat pada divisi fungsional suatu organisasi induk. Pada
dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan kelebihan yang terdapat dalam
organisasi fungsional dan organisasi proyek khusus. Beberapa kelebihan yang
terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab
penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti,
lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki
pada beberapa proyek sekaligus serta para personel dapat kembali ke organisasi
induk semula apabila proyek telah selesai.
XIII.
JENIS-JENIS
PROYEK
Proyek
merupakan aktivitas yang bersifat temporer. Akan tetapi, jika ditinjau dari
aktivitas yang paling dominan yang dilakukan pada sebuah proyek, maka kita
dapat mengkategorikan proyek sebagai berikut :
1.
Proyek
Engineering Kontruksi Dalam kegiatannya, aktivitas yang paling dominan yang
dilakukan dalam proyek ini adalah pengkajian kelayakan, desain engineering,
pengadaan dan konstruksi.
2.
Proyek
engineering Manufacture Secara garis besar, kegitan proyek ini meliputi seluruh
kegitan yang bersifat untuk menghasilkan produk baru.
3.
Proyek Pelayanan
Manajemen Dalam pengerjaannya, aktivitas utama dalam proyek ini adalah
merancang system informasi manajemen, merancang program efisiensi dan
penghematan, diversifikasi, penggabungan dan pengambilalihan, memberikan
bantuan emergency untuk daerah yang terkena musibag, merancang strategi untuk
mengurangi kriminalitas dan penggunaan obat-obat terlarang dan lain-lain.
4.
Proyek Penelitian
dan Pengembangan. Adapun aktivitas utama yang dilakukan dalam pelaksanaan
proyek ini meliputi melakukan penelitian dan pengembangan suatu produk
tertentu.
5.
Proyek Kapital
Secara umum, kegiatan yang dilakukan dalam proyek ini biasanya digunakan oleh
sebuah badan usaha atau pemerintah, misalnya pembebasan tanah, penyiapan lahan
dan pembelian material.
Sumber
Tidak ada komentar:
Posting Komentar